90’larda çocuk olanlar için faturaların ayrı bir yeri vardır. “Vergi iadesi” alabilmek için belli aralıklarla ailenin tüm bireyleri toplanıp o döneme ait tüm faturaları kayda geçirip büyük zarflara koyardı. Birçok evde ailece yapılan eğlenceli bir aktiviteye dönüşen bu işlem, çocuklar için faturayla ilk tanışılan anlar olarak hafızalara kaydedildi. Bu zarflar, içinde bulunan faturalardaki toplam vergi miktarı kadar paranın haneye geri dönmesi demekti. 

Günümüzde vergi iadesi uygulaması bulunmuyor. Faturalar da yavaş yavaş önemsiz kağıt parçaları haline geliyor. Birçok müşteri, market alışverişlerinde dahi aldığı ürünleri poşete doldururken kendisine uzatılan faturayı ya almıyor ya da marketin hemen çıkışında geri dönüşüm kutusuna atıyor. 

Gelişen teknolojinin hızla dönüştürdüğü dünyamızda kağıt faturalara olan ilgi de gereksinim de hızla kayboluyor. E-ticaretin yaygınlaşmasına paralel olarak kağıt faturaların yerini alan yeni bir olgu var, o da e-fatura. Bu yazıda, e-faturalandırma süreci, e-faturanın tanımı, işlevleri ve uygulama alanlarına dair ayrıntıları bulabilirsiniz.

E-Faturalandırma İşlemi

Faturalandırmayı “bir satışın öncesinde veya sonrasında, yapılacak veya yapılmış işlemin kayda geçirilmesi” olarak adlandırmak mümkün. E-faturalandırma da bu işlem internet üzerinden yapılandırılır. E-faturalandırma genelde bir sistem üzerinden, online ara yüz kullanarak birden fazla yapının entegre edilmesiyle gerçekleştirilir. Bu yapıda oluşan ve alıcı ile satıcı arasındaki ticari işlemin online ortamda temsilini sağlayan belgeye e-fatura denir.

E-Faturanın Sunduğu Fırsatlar

E-faturalandırma uygulaması en çok, fatura işlemlerini düzenli ve çok sayıda yapan işletmeler tarafından cazip bulunur. E-fatura aynı zamanda müşterileri için de daha avantajlıdır. E-fatura, bu açıdan, iki taraf için de bir tür kazan – kazan modeli olarak görülebilir. Daha kolay, daha hızlı, daha ayrıntılı ve daha güvenilirdir. Sunduğu bu fırsatlar sebebiyle e-fatura kullanımı dünyanın geri kalanında olduğu gibi ülkemizde de hızla yayılmaktadır.

1. Düşük Masraf

E-faturanın avantajları düşünüldüğünde ilk akla gelen şey, elbette kağıt masraflarının ortadan kalkması. Gerçekten de bu alan, firmalar için inanılmaz boyutlarda tasarruf imkanı sağlıyor. Ortalama bir kağıt faturanın maliyeti 6,5 lirayı bulurken bu rakam e-faturada 20 kuruşa seviyesine iniyor.

2. Kolay ve Hızlı Ödeme

Örneğin bir elektrik dağıtım firması, her ay kullanıcılarına elektrik faturası göndererek onları borçlandırdığını belgelemek mecburiyetindedir. Bu durumda firma, kullanıcılarına faturalarını internet üzerinden göndermeyi tercih edebilir. Kullanıcı faturada gösterilen borcunu, elektronik ortamda ödeyerek bir e-makbuz alır. Böylece elektrik dağıtım firması birçok aracı giderinden kurtulur. Elektrik kullanıcısı ise faturasını alarak ödeme noktasına gitmek yerine ödeme işlemini kendi evinden gerçekleştirme fırsatına sahip olur.

Kullanıcının e-faturayı alması ve ödemeyi gerçekleştirmesi çoğu zaman 3-4 dakikada sonlanabilir. Kullanıcı e-faturada borcunu gördükten sonra, firma tarafından yapılan kolaylaştırıcı yönlendirmeler sayesinde ödeme sağlayacağı online arayüze ulaşır. Burada kredi kartı veya banka kartı aracılığıyla ödemesini gerçekleştirir, ödeme makbuzunu e-makbuz olarak PDF formatında bilgisayarına indirerek kayıt altına alır.  

3. Detaylı Gösterim

Bununla birlikte, kağıt faturaya kıyasla e-faturada borca konu olan işlemler daha detaylı biçimde gösterilebilir. Bu durumda kullanıcılar, harcadıkları elektriğin miktarı ve dağılımının yanı sıra kesilen vergiler ve diğer ayrıntıları detaylı bir formatta inceleyebilir. 

4. İşlem Güvenliği

Tüm bu süreç, üçüncü taraf olan bankaların güvencesi altında ilerler. Bu sebeple, sürecin tamamı, geleneksel faturalandırma ve ödeme yöntemleriyle eşdeğer oranda güven ve geçerliliğe sahiptir. Ödemenin gerçekleştirilmesi, ilgili bankanın güvencesi altındadır.

5. Otomatik Ödeme Seçeneği

E-fatura uygulamasında bankaların getirdiği bir diğer kolaylık da müşterilerin otomatik ödeme seçeneğidir. E-fatura oluşturma ve online ödeme opsiyonları birleştiğinde, bankalar yoluyla otomatik ödeme hizmeti daha kolay olmaktadır. 

E-Fatura Süreci Nasıl İşler? 

E-fatura süreci, faturalandırma sistemleri, fatura oluşturma – teslim etme ve müşteri ödemelerinin kabulü işlemlerini birlikte yürüten bilgisayar sistemleri yardımıyla işletilir. Bir faturanın e-faturalandırma sisteminde izlediği adımlar şu şekildedir:

• Müşterinin fatura verileri bir faturalandırma sisteminde bir araya getirilir ve çeşitli ölçütlere göre sınıflandırılır. 
• Müşteriye ait fatura, sistem tarafından üretilir.
• Faturanın e-fatura sistemine geçişi sağlanır.
• Oluşturulan e-fatura, müşterinin verdiği online iletişim adresine gönderilir.
• Müşteri e-faturasını e-posta sağlayıcısından online ortamda teslim alır. 

E-fatura işlemleri için müşterilerin bir siteye giriş yapması istenebilir. Ülkemizde birçok banka, internet sitesi üzerinden çok sayıda ödemenin yapılmasına olanak vermektedir. Böylece tek bir sisteme girerek elektrik, su, doğalgaz, internet, uydu, telefon, sınav giriş ücreti, trafik cezası, vergi borcu ve aklınıza gelmeyen daha birçok alandaki borcunuzu e-fatura olarak görüntüleyebilir, yine aynı ortamda bu borcunuzun ödemesini gerçekleştirebilirsiniz.  

E-fatura ve ödeme işlemleri bankaların yanı sıra bazı kamu hizmeti sunan kurumlar tarafından da sunulabilir. Bu durumda, ilgili kurumun web sitesine girerek aynı adımları izleyebilirsiniz. 

E-Fatura Kullanımı Zorunlu mu?

E-fatura, online ödeme gibi internetle birlikte hayatımıza dahil olan bir uygulama. O yüzden ülkemizdeki geçmişi pek de eski değil. Ancak kullanım alanı çok hızlı biçimde genişliyor.

Ülkemizdeki mevcut yasal düzenlemelere göre, e-fatura (henüz) tüm firmalar için zorunlu değil. Yalnızca yıllık cirosu 10 milyon lirayı aşan şirketlerin bu uygulamayı kullanması yasada şart koşuluyor. Yani 2019 yılının ilk ayında brüt olarak satış tutarınız bu meblağı geçiyorsa, firmanız 2020’de e-fatura uygulamasını kullanmak zorunda. 

Bununla beraber, yıllık cirosu 5 milyon lirayı aşan şirketlerin e-arşiv uygulamasını kullanması gerekiyor. Fakat e-arşiv uygulamasını kullanmak adına e-faturanın bulunması gerektiğinden genellikle şirketler iki uygulamaya aynı anda geçmeyi tercih ediyor.

Buradan anlaşılacağı üzere, talebi halinde, yıllık cirosu belirtilen yasal zorunluluğun altında dahi olsa her şirket e-fatura uygulaması için başvuruda bulunabiliyor. Bu anlamda bazı şirketler, müşterilerin talebi doğrultusunda, hizmetlerini kolaylaştırmak adına e-fatura kullanıyor.